Lưu ý kỹ thuật khi nộp hồ sơ thầu qua mạng

Tối ưu E-HSDT từ bước ký số đến cách nộp – Tránh lỗi bị loại oan

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị xong các tài liệu của hồ sơ dự thầu qua mạng (E-HSDT), bước quan trọng cuối cùng chính là: nộp hồ sơ đúng kỹ thuật.

Rất nhiều nhà thầu, đặc biệt là người mới, đã bị loại chỉ vì lỗi kỹ thuật đơn giản như: quên ký số, đặt tên file sai, nộp quá sát giờ hoặc gửi nhầm file chưa hoàn chỉnh. Dưới đây là những hướng dẫn và mẹo kiểm tra giúp anh/chị nộp E-HSDT đúng – đủ – an toàn.

Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

1. Ký số hồ sơ đúng chuẩn

✅ Vì sao phải ký số?

• Đây là bước xác thực pháp lý cho toàn bộ hồ sơ nộp lên hệ thống

• Nếu không ký số hoặc ký sai → hệ thống không công nhận hồ sơ

• Có chữ ký số = hồ sơ hợp lệ về mặt pháp lý

✅Cách ký số đúng:

• Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính

• Truy cập https://muasamcong.mpi.gov.vn

• Tải hồ sơ lên → chọn nút “Ký số” → hệ thống sẽ hiển thị mã hồ sơ

• Nhập mã PIN USB token → Ký và chờ hệ thống xác nhận

• Cuối cùng bấm “Nộp hồ sơ”

Mẹo: Sau khi ký, vào mục “Quản lý hồ sơ” để kiểm tra trạng thái là “Đã nộp thành công”

2. Cách đặt tên file hồ sơ hợp lệ

Tên file là phần nhỏ, nhưng cực kỳ quan trọng khi tải tài liệu lên hệ thống. Đặt sai có thể dẫn đến lỗi upload hoặc khiến bên mời thầu không tra cứu được.

✅ Nguyên tắc đặt tên file:

• Không dùng dấu tiếng Việt, ký tự đặc biệt, dấu cách

• Tên nên ngắn gọn – thể hiện rõ nội dung

• Đặt số thứ tự để dễ kiểm soát

 Gợi ý:

01_DonDuThau.pdf
02_GiayDangKyKinhDoanh.pdf
03_KinhNghiemHopDong.pdf
04_BaoLanhDuThau.jpg
05_DeXuatKyThuat.docx
06_DeXuatTaiChinh.xlsx

⚠️ Lưu ý: Đừng nén file bằng phần mềm lạ, tránh lỗi không đọc được trên hệ thống

Thông tin gói thầu

3. Định dạng & dung lượng file khi nộp

✅ Định dạng khuyến nghị:

•  Word (.docx), Excel (.xlsx), PDF

• Ảnh rõ nét: .jpg, .png

• ZIP/RAR nếu cần nén nhiều file (tối đa 300MB/hồ sơ)

❌ Tuyệt đối tránh:

• File có đặt mật khẩu

• File chứa virus hoặc lỗi không mở được

• File tên quá dài hoặc nhiều dấu lạ

Nên kiểm tra kỹ: Tên file, định dạng file và khả năng mở trước khi nộp.

⏰ 4. Thời gian nộp hồ sơ – đừng để sát giờ

Nhiều doanh nghiệp nộp sát giờ đóng thầu → gặp sự cố mạng, lỗi ký số hoặc treo hệ thống → mất luôn cơ hội dự thầu!

Khuyến nghị:

• Nộp trước thời hạn ít nhất 3–6 tiếng

• Nếu có thể: nộp trước 1 ngày để xử lý lỗi kỹ thuật

• Sau khi nộp: lưu biên bản xác nhận nộp hồ sơ thành công

Gửi hồ sơ thầu thành công

❗ 5. Một số lỗi kỹ thuật thường gặp

Tóm tắt 5 bước chuẩn bị kỹ thuật khi nộp E-HSDT

✅ Chuẩn bị đầy đủ file theo thành phần hồ sơ

✅ Kiểm tra định dạng – mở lại từng file trước khi nộp

✅ Đặt tên file đúng chuẩn

✅ Ký số và nộp hồ sơ sớm

✅ Kiểm tra trạng thái hồ sơ sau khi nộp

☎️ Cần hỗ trợ lập và nộp hồ sơ thầu đúng chuẩn?

ĐẤT VIỆT ECS cung cấp dịch vụ trọn gói:

• Soạn & kiểm tra E-HSDT theo đúng luật

• Hướng dẫn nộp, ký số, xử lý lỗi kỹ thuật

• Hỗ trợ từ xa qua Zalo, TeamViewer

Hotline/Zalo: 0962 88 99 33

Cẩm Vân – Chuyên gia tư vấn hồ sơ thầu

Bài viết liên quan:

Hồ sơ đấu thầu qua mạng gồm những gì? Hồ sơ dự thầu qua mạng là gì? Chữ ký số – tấm vé vào cổng hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn Dịch vụ tư vấn đấu thầu qua mạng Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ thầu qua mạng Chữ ký số – giải pháp bắt buộc khi tham gia đấu thầu qua mạng Danh sách các công ty làm dịch vụ đăng ký nhà thầu Dịch vụ Đăng ký Nhà thầu lên hệ thống mạng Đấu thầu Quốc Gia Hướng dẫn các bước nhận dịch vụ đăng ký thông tin nhà thầu lên mạng đấu thầu Quốc Gia Hướng dẫn đấu thầu qua mạng Cảnh báo các nhà thầu chưa đăng ký thông tin Thông tư số 07/2015 của Bộ Kế Hoạch ĐT về đăng tải thông tin nhà thầu