NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP KHI CHỦ ĐẦU TƯ TỰ LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU (E-HSMT)
Việc lập hồ sơ mời thầu điện tử (E-HSMT) không đơn thuần là sử dụng một mẫu có sẵn rồi điền thông tin của gói thầu.
Trong thực tế, một số vấn đề chỉ được phát hiện sau khi E-HSMT đã phát hành: nhà thầu yêu cầu làm rõ, phát hiện yêu cầu chưa thống nhất, tiêu chí khó áp dụng khi đánh giá hoặc phạm vi công việc chưa được mô tả đầy đủ.
Khi đó, chủ đầu tư có thể phải dành thêm thời gian để kiểm tra và xử lý.
Vì vậy, việc rà soát E-HSMT trước khi phát hành có ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt đối với chủ đầu tư chưa có bộ phận đấu thầu chuyên trách hoặc chưa thường xuyên tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Dưới đây là những sai sót thường gặp khi chuẩn bị E-HSMT.
1. Sử dụng E-HSMT của gói thầu cũ làm mẫu nhưng không rà soát lại
Đây là cách làm khá thuận tiện: lấy hồ sơ của một gói thầu đã thực hiện trước đó, thay tên dự án, giá gói thầu, thời gian và một số thông tin cơ bản.
Tuy nhiên, hai gói thầu cùng thuộc lĩnh vực xây dựng hoặc mua sắm hàng hóa chưa chắc có:
- Cùng quy mô.
- Cùng phạm vi công việc.
- Cùng yêu cầu kỹ thuật.
- Cùng tiến độ.
- Cùng yêu cầu nhân sự.
- Cùng thiết bị.
- Cùng điều kiện thực hiện.
Nếu sao chép mà không rà soát kỹ, E-HSMT có thể xuất hiện những yêu cầu không liên quan đến gói thầu hiện tại.
Thậm chí có trường hợp tên dự án, địa điểm, hạng mục hoặc thông tin của gói thầu trước vẫn còn sót lại trong hồ sơ mới.
Cách hạn chế
Có thể sử dụng hồ sơ cũ làm tài liệu tham khảo, nhưng từng tiêu chí cần được kiểm tra lại dựa trên gói thầu đang chuẩn bị lựa chọn nhà thầu.
2. Mô tả phạm vi công việc chưa rõ
Trước khi yêu cầu nhà thầu chứng minh năng lực, chủ đầu tư cần xác định thật rõ:
Nhà thầu sẽ phải thực hiện những công việc gì?
Nếu ngay từ đầu phạm vi chưa rõ thì những phần tiếp theo như yêu cầu kỹ thuật, nhân sự, thiết bị, tiến độ và tiêu chí đánh giá cũng dễ bị lệch.
Ví dụ đối với gói thầu xây lắp, cần xác định rõ các hạng mục thi công.
Đối với mua sắm hàng hóa, cần xác định danh mục, số lượng, yêu cầu giao nhận và các công việc kèm theo như lắp đặt, vận hành hoặc bảo hành nếu có.
Phạm vi công việc là đầu vào để xây dựng các phần còn lại của E-HSMT.
3. Yêu cầu năng lực cao hơn mức cần thiết
Tâm lý thường gặp là:
“Yêu cầu càng cao thì càng chọn được nhà thầu mạnh.”
Nhưng trên thực tế, tiêu chí năng lực cần phù hợp với quy mô và tính chất của gói thầu.
Nếu yêu cầu cao hơn mức cần thiết, số lượng nhà thầu có khả năng đáp ứng có thể giảm xuống.
Điều chủ đầu tư cần xác định không phải là:
“Nhà thầu mạnh đến mức nào?”
mà nên là:
“Nhà thầu cần năng lực ở mức nào để có khả năng thực hiện tốt gói thầu này?”
Hai cách tiếp cận này rất khác nhau khi xây dựng E-HSMT.
4. Xác định hợp đồng tương tự chưa phù hợp
Hợp đồng tương tự thường là nội dung khiến nhiều đơn vị mất thời gian khi xây dựng E-HSMT.
Sai sót có thể xuất phát từ việc xác định yêu cầu quá hẹp hoặc chưa phản ánh đúng bản chất của công việc.
Ví dụ, chỉ tập trung vào tên gọi của hợp đồng mà chưa xem xét đầy đủ:
- Tính chất công việc.
- Quy mô.
- Hạng mục chính.
- Loại hàng hóa hoặc công trình.
- Mức độ tương đồng cần thiết.
Mục tiêu của yêu cầu hợp đồng tương tự là kiểm tra xem nhà thầu đã từng có kinh nghiệm thực hiện công việc có tính chất phù hợp hay chưa.
Do đó, nội dung này cần được xây dựng dựa trên chính phạm vi của gói thầu.
5. Yêu cầu quá nhiều nhân sự
Đưa nhiều vị trí nhân sự vào E-HSMT không đồng nghĩa với việc nhà thầu sẽ thực hiện tốt hơn.
Mỗi vị trí được yêu cầu nên gắn với một nhiệm vụ thực tế.
Trước khi thêm một nhân sự chủ chốt, nên kiểm tra:
Vị trí này làm công việc gì?
Công việc đó có cần thiết đối với gói thầu không?
Yêu cầu về chuyên môn và kinh nghiệm có tương xứng với nhiệm vụ không?
Nếu không giải thích được lý do cần vị trí đó thì nên xem xét lại.
Việc xây dựng nhân sự theo hướng đủ để thực hiện công việc, thay vì càng nhiều càng tốt, sẽ giúp tiêu chí sát thực tế hơn.
6. Yêu cầu máy móc, thiết bị theo danh sách có sẵn
Sai sót này thường xảy ra khi danh mục thiết bị được lấy từ hồ sơ của một công trình khác.
Khi đó có thể xuất hiện:
- Thiết bị không cần thiết.
- Số lượng quá nhiều.
- Thiết bị không phù hợp với biện pháp thực hiện.
- Yêu cầu một loại thiết bị cụ thể trong khi có giải pháp tương đương.
Để hạn chế vấn đề này, nên xác định theo trình tự:
Công việc → Biện pháp thực hiện → Thiết bị cần huy động
thay vì:
Có danh sách thiết bị mẫu → đưa vào E-HSMT.
7. Yêu cầu kỹ thuật chung chung, khó đánh giá
Một yêu cầu như:
“Nhà thầu phải có biện pháp thi công hợp lý, đảm bảo chất lượng.”
nghe có vẻ đúng nhưng lại đặt ra câu hỏi:
Thế nào được xem là hợp lý?
Nếu E-HSMT không xác định rõ những nội dung cần nhà thầu trình bày, tổ chuyên gia có thể gặp khó khăn khi đánh giá.
Yêu cầu kỹ thuật nên chỉ rõ những vấn đề quan trọng cần được xem xét.
Ví dụ:
- Giải pháp tổ chức thực hiện.
- Biện pháp cho các công tác chính.
- Kiểm soát chất lượng.
- Tiến độ.
- An toàn.
- Các yêu cầu đặc thù của gói thầu.
Như vậy nhà thầu biết mình cần trình bày gì và người đánh giá cũng có căn cứ rõ hơn.
8. Thông số kỹ thuật hàng hóa quá chi tiết theo một sản phẩm cụ thể
Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, đây là nội dung cần đặc biệt thận trọng.
Chủ đầu tư có thể tham khảo một sản phẩm trên thị trường để xác định nhu cầu. Tuy nhiên, nếu toàn bộ thông số trong E-HSMT được xây dựng quá sát một sản phẩm cụ thể mà không xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế, phạm vi sản phẩm có khả năng đáp ứng có thể bị thu hẹp.
Cách tiếp cận phù hợp hơn là xác định:
Mục đích sử dụng → Chức năng cần thiết → Yêu cầu kỹ thuật cần đáp ứng.
Sau đó mới xây dựng thông số phù hợp.
Điều cần quan tâm là hàng hóa có đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư hay không, thay vì cố gắng mô tả đúng một sản phẩm đã có sẵn.
9. Tiến độ thực hiện thiếu tính khả thi
Chủ đầu tư thường muốn dự án hoàn thành sớm.
Tuy nhiên, tiến độ đưa vào E-HSMT phải xem xét khả năng thực hiện thực tế.
Đối với xây dựng cần cân nhắc:
- Khối lượng công việc.
- Mặt bằng.
- Điều kiện thi công.
- Vật tư.
- Nhân lực.
- Máy móc.
- Các công việc liên quan.
Đối với hàng hóa cần xem xét:
- Thời gian sản xuất.
- Nguồn cung.
- Vận chuyển.
- Nhập khẩu nếu có.
- Lắp đặt.
- Chạy thử.
Một tiến độ quá ngắn có thể khiến nhà thầu khó xây dựng phương án thực hiện khả thi.
10. Các phần của E-HSMT không thống nhất với nhau
Đây là lỗi khá khó phát hiện nếu hồ sơ được lập bởi nhiều người.
Ví dụ:
Phần yêu cầu kỹ thuật quy định một nội dung nhưng tiêu chí đánh giá lại yêu cầu khác.
Hoặc:
Tiến độ trong phạm vi công việc khác với tiến độ tại điều kiện hợp đồng.
Một số mối quan hệ cần rà soát trước khi phát hành:
Phạm vi công việc ↔ Yêu cầu kỹ thuật
Yêu cầu kỹ thuật ↔ Tiêu chí đánh giá
Nhân sự ↔ Công việc thực tế
Thiết bị ↔ Biện pháp thực hiện
Tiến độ ↔ Khối lượng
Điều kiện E-HSMT ↔ Điều kiện hợp đồng
E-HSMT nên được đọc lại như một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, không chỉ kiểm tra từng phần riêng biệt.
11. Chỉ kiểm tra nội dung mà bỏ qua dữ liệu nhập trên hệ thống
Đối với đấu thầu qua mạng, ngoài các tài liệu đính kèm, chủ đầu tư còn cần quan tâm đến thông tin được kê khai trực tiếp trên hệ thống.
Sai lệch giữa dữ liệu nhập trên hệ thống và tài liệu của gói thầu có thể gây khó khăn trong quá trình thực hiện.
Trước khi phát hành nên rà soát lại các thông tin quan trọng như:
- Tên gói thầu.
- Thời gian.
- Các yêu cầu chính.
- Biểu mẫu.
- Thông tin liên quan đến gói thầu.
Đây là bước đơn giản nhưng không nên bỏ qua.
12. Chỉ phát hiện lỗi sau khi nhà thầu yêu cầu làm rõ
Một trong những tình huống không mong muốn là:
E-HSMT phát hành → Nhà thầu đọc hồ sơ → Phát hiện nội dung chưa rõ → Gửi yêu cầu làm rõ → Chủ đầu tư mới kiểm tra lại.
Không phải yêu cầu làm rõ nào cũng xuất phát từ sai sót của E-HSMT. Tuy nhiên, nhiều vấn đề có thể được hạn chế nếu hồ sơ được rà soát kỹ trước khi phát hành.
Do đó, nên có một bước:
RÀ SOÁT E-HSMT TRƯỚC KHI PHÁT HÀNH
Bước này có thể được thực hiện bởi người không trực tiếp lập hồ sơ để tăng khả năng phát hiện những điểm chưa thống nhất.
13. Checklist rà soát nhanh E-HSMT trước khi phát hành
Chủ đầu tư có thể tự kiểm tra hồ sơ bằng các câu hỏi sau:
✓ Phạm vi công việc đã rõ chưa?
✓ Yêu cầu kỹ thuật đã phản ánh đúng nhu cầu chưa?
✓ Năng lực và kinh nghiệm có tương xứng với gói thầu không?
✓ Hợp đồng tương tự có phù hợp với bản chất công việc không?
✓ Nhân sự yêu cầu có thực sự cần thiết không?
✓ Thiết bị có phục vụ trực tiếp cho công việc không?
✓ Tiêu chí kỹ thuật có thể đánh giá rõ ràng không?
✓ Tiến độ có khả thi không?
✓ Các phần của E-HSMT có thống nhất với nhau không?
✓ Thông tin trên hệ thống đã được kiểm tra lại chưa?
Nếu một trong những câu hỏi trên chưa có câu trả lời rõ ràng, phần tương ứng nên được rà soát lại trước khi phát hành.
14. Đất Việt ECS – Rà soát E-HSMT trước khi phát hành
Không phải chủ đầu tư nào cũng cần thuê đơn vị tư vấn lập lại toàn bộ hồ sơ.
Nếu đơn vị đã có E-HSMT, Đất Việt ECS có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ trước khi phát hành, tập trung vào những nội dung như:
Phạm vi công việc | Năng lực – kinh nghiệm | Hợp đồng tương tự | Nhân sự | Thiết bị | Yêu cầu kỹ thuật | Tiêu chí đánh giá | Tính thống nhất của E-HSMT
Sau khi rà soát, những nội dung cần xem xét hoặc điều chỉnh sẽ được trao đổi với chủ đầu tư trước khi hoàn thiện hồ sơ.
Đối với trường hợp chưa có E-HSMT, Đất Việt ECS cung cấp riêng dịch vụ tư vấn lập hồ sơ mời thầu (E-HSMT) theo phạm vi và đặc điểm của từng gói thầu.
ĐẤT VIỆT ECS
Tư vấn đấu thầu – Lập & rà soát E-HSMT – Hỗ trợ chủ đầu tư
Cẩm Vân – Chuyên gia tư vấn hồ sơ thầu
